MijnTopTaal

Del trabajo con listas de Excel al avanzado sistema de seguimiento de alumnos Mijn TopTaal; esta evolución ha tenido lugar en los últimos años. El sistema a medida satisface las necesidades de clientes y contratantes. José Glas, Product Owner de TopTaal, se centra especialmente en los pasos que permiten seguir mejorando.

Objetivo

Aunque el objetivo inicial al crear Mijn TopTaal era lograr una administración más eficiente, sus aplicaciones son ahora muy numerosas. La herramienta estándar que TopTaal utilizó hasta 2017 empezó a mostrar cada vez más carencias debido al fuerte crecimiento de la empresa. Por ello, la dirección optó por crear un sistema propio, una tarea costosa y que requiere mucho tiempo. José Glas explica así la creación de Mijn TopTaal: «Empezamos analizando los procesos y los requisitos de los usuarios: municipios, profesores y nuestra propia oficina de gestión. Una vez definidos, nos pusimos en contacto con una parte capaz de construir un sistema así. Mediante ciclos cortos de trabajo (sprints), ampliamos las funcionalidades mensualmente. Esto lleva tiempo, pero funciona de manera muy eficiente».

Damos mucha importancia a la mensurabilidad

Hito

Fue un gran hito cuando, hace un año, los municipios y las empresas pudieron empezar a utilizar Mijn TopTaal. De este modo, siempre tienen acceso a la información más reciente sobre, por ejemplo, la asistencia y los resultados de las entrevistas iniciales, las pruebas de módulo y los exámenes. En los últimos meses, hemos notado que los municipios necesitan información sobre el proceso de integración de sus residentes con permiso de estancia. ¿Han empezado ya un curso? ¿Cómo va todo? ¿Cuáles son los resultados? Son preguntas sobre las que los gestores de clientes quieren tener visibilidad. Con el sistema en línea, pueden ver en tiempo real cuántas horas de clase ha seguido el alumno, hasta cuándo tiene de plazo para cumplir con su obligación de integración y qué partes del examen ha superado ya. Ahora ya no dependen de los propios residentes para obtener esta información.

«MijnTopTaal también ofrece a los gestores de clientes información sobre el préstamo pendiente con el DUO en Groninga. Mientras que el proceso de facturación era antes lento y propenso a errores, ahora se realiza automáticamente en el sistema, lo que permite ver de inmediato qué parte del presupuesto queda disponible. Esto es útil para nuestra oficina de gestión, pero también beneficia al municipio», afirma José. «Así, junto con el gestor de clientes y el alumno, podemos buscar el mejor plan de acción en el momento en que el dinero esté a punto de agotarse».

Otra funcionalidad importante es la pestaña de correspondencia en el expediente de cada alumno. Se trata de una especie de bitácora en la que se describe lo que se ha hablado con el alumno o sobre él. Los empleadores, los municipios y los profesores pueden ver allí las notas que les resulten relevantes».

La privacidad es lo primero

La flexibilidad es necesaria al desarrollar un sistema para diferentes usuarios, simplemente porque los distintos departamentos de TopTaal tienen necesidades y prioridades diversas. Además, debemos tener en cuenta los deseos de nuestros profesores y de varios clientes, como municipios y empresas. Los cambios legales, como la revisión de la legislación sobre privacidad en 2018, también repercuten en el sistema. «La privacidad es sumamente importante para nosotros», sostiene José. «Por un lado, queremos que la mayor cantidad posible de datos esté disponible en línea; por otro, la privacidad es nuestra prioridad. Resolvemos esto reflexionando siempre cuidadosamente sobre qué datos guardamos y cuáles no, y qué usuarios pueden ver qué información. El punto de partida es si mostrar la información es necesario para el fin por el cual el usuario tiene acceso al sistema. Por ejemplo, no registramos datos médicos y el contratante no puede ver el motivo de ausencia indicado por el alumno».

Novedades

What verwacht José dat klanten de komende tijd gaan merken van ontwikkelingen binnen Mijn TopTaal? «Estamos asegurándonos de que los resultados de las pruebas finales de los módulos estén disponibles. Al compararlos con los resultados de la entrevista inicial al comienzo, se puede ver claramente cuál ha sido el resultado de las clases de idiomas. Damos mucha importancia a esa mensurabilidad. Además, vamos a facilitar que los municipios y las empresas puedan inscribir a los candidatos y programar ellos mismos una entrevista inicial o una prueba de nivel de idioma independiente. A continuación, el alumno recibe automáticamente una invitación y un recordatorio con el lugar y la hora de su cita. Todavía van a cambiar muchas cosas, especialmente ahora que los municipios asumirán la gestión de la integración en 2020. El próximo año nos aseguraremos de que tanto nuestra oferta de cursos como el sistema estén preparados para ello. Pensemos, por ejemplo, en la diferenciación basada en los objetivos individuales del Plan de Integración y Participación personal y en una forma distinta de facturar los cursos. Afortunadamente, las posibilidades de Mijn TopTaal son infinitas».

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