MijnTopTaal

Excel listeleriyle çalışmaktan gelişmiş kursiyer takip sistemi Mijn TopTaal'a geçiş; bu gelişim son yıllarda gerçekleşmiştir. Bu özel yapım sistem, müşterilerin ve iş ortaklarının ihtiyaçlarını karşılamaktadır. TopTaal Ãœrün Sahibi José Glas, özellikle daha fazla iyileştirme sağlayan adımlara odaklanıyor.

Hedef

Mijn TopTaal'ı oluştururken başlangıçtaki hedef daha verimli bir yönetim olsa da, uygulamalar artık çok çeşitlendi. TopTaal'ın 2017 yılına kadar kullandığı hazır araç, şirketin güçlü büyümesiyle birlikte giderek daha fazla kusur göstermeye başladı. Bu nedenle yönetim, maliyetli ve zaman alıcı bir iş olan kendi sistemini kurmayı seçti. José Glas, Mijn TopTaal'ın ortaya çıkışı hakkında şunları söylüyor: 'Süreçleri ve kullanıcıların gereksinimlerini araştırarak başladık. Belediyeler, öğretmenler ve kendi arka ofisimiz. Bunları haritalandırdığımızda, böyle bir sistemi kurabilecek bir tarafla iletişime geçtik. Kısa sprintler aracılığıyla işlevleri her ay daha da genişletiyoruz. Bu zaman alıyor ancak çok verimli çalışıyor.'

Ölçülebilirliğe büyük önem veriyoruz

Kilometre Taşı

Bir yıl önce belediyelerin ve şirketlerin Mijn TopTaal'ı kullanmaya başlayabilmesi güzel bir kilometre taşıydı. Bu sayede, örneğin katılım durumu ve alım (intake) sonuçları, modül testleri ve sınavlar ile ilgili en güncel bilgilere her zaman erişebiliyorlar. Son aylarda belediyelerin, oturum izni sahiplerinin uyum süreci (inburgering) hakkında bilgiye ihtiyaç duyduklarını fark ediyoruz. Halihazırda bir kursa başladılar mı? Nasıl gidiyor? Sonuçlar neler? Bunlar, müşteri yöneticilerinin içgörü sahibi olmak istediği sorular. Online sistemle, kursiyerin kaç ders saatine katıldığını, uyum yükümlülüğünü yerine getirmek için ne kadar süresi kaldığını ve hangi sınav bölümlerini geçtiğini gerçek zamanlı olarak görebiliyorlar. Artık bu bilgileri edinmek için oturum izni sahiplerinin kendilerine bağımlı değiller.

‘MijnTopTaal, müşteri yöneticilerine Groningen'deki DUO'da bekleyen kredi hakkında da bilgi sunuyor. Faturalandırma sürecinin geçmişte zaman alıcı ve hataya açık olduğu yerlerde, bu artık sistemde otomatik olarak yapılıyor ve böylece bütçenin ne kadarının kaldığı anında görülebiliyor. José, 'Bu bizim arka ofisimiz için yararlı, ancak belediye de bundan faydalanıyor' diyor. 'Böylece para bitme noktasına geldiğinde müşteri yöneticisi ve kursiyerle birlikte en iyi eylem planına bakabiliyoruz.'

Diğer bir önemli işlev ise her kursiyerin dosyasındaki yazışma sekmesidir. Bu, kursiyerle ne konuşulduğunu veya kursiyer hakkında ne tartışıldığını açıklayan bir tür seyir defteridir. İşverenler, belediyeler ve öğretmenler burada kendilerini ilgilendiren notları görürler.’

Gizlilik ön plandadır

Farklı kullanıcılar için bir sistem geliştirirken esneklik gereklidir, çünkü sadece TopTaal içindeki farklı departmanların bile değişen ihtiyaçları ve öncelikleri vardır. Ayrıca öğretmenlerimizin ve belediyeler ile şirketler gibi farklı iş ortaklarımızın istekleriyle de ilgileniyoruz. 2018'de revize edilen gizlilik mevzuatı gibi yasal değişikliklerin de sistem üzerinde etkisi var. José, 'Gizlilik bizim için çok önemli' diyor. 'Bir yandan mümkün olduğunca fazla verinin çevrimiçi olarak erişilebilir olmasını istiyoruz, diğer yandan gizlilik bizim için ön planda. Bunu, hangi verileri kaydedip hangilerini kaydetmeyeceğimizi ve hangi kullanıcıların hangi verileri görebileceğini sürekli olarak iyice düşünerek çözüyoruz. Buradaki temel ilke, bilginin gösterilmesinin kullanıcının sisteme erişim amacı için gerekli olup olmadığıdır. Örneğin, tıbbi verileri kaydetmiyoruz ve iş ortağı, kursiyer tarafından belirtilen devamsızlık nedenini göremiyor.

Gelişmeler

José, müşterilerin önümüzdeki dönemde Mijn TopTaal bünyesindeki gelişmelerden ne beklemelerini öngörüyor? 'Şu anda modüllerin final sınav sonuçlarının erişilebilir olmasını sağlıyoruz. Bunu başlangıçtaki alım (intake) sonuçlarıyla karşılaştırarak, dil derslerinin sonucunun ne olduğunu net bir şekilde görebilirsiniz. Bu ölçülebilirliğe büyük önem veriyoruz. Ayrıca belediyelerin ve şirketlerin adayları kaydettirebilmelerini ve onları bir alım (intake) veya bağımsız bir dil sınavı için kendilerinin planlayabilmelerini sağlayacağız. Ardından kursiyer, randevusunun nerede ve ne zaman olduğuna dair otomatik olarak bir davet ve hatırlatma alacak. Özellikle belediyelerin 2020'de uyum sürecinin (inburgering) kontrolünü ele almasıyla birlikte daha çok şey değişecek. Gelecek yıl hem kurs yelpazemizin hem de sistemimizin buna hazır olmasını sağlayacağız. Örneğin, kişisel Uyum ve Katılım Planı'ndaki (PIP) bireysel hedeflere göre farklılaştırma ve kursların farklı bir şekilde faturalandırılmasını düşünün. Neyse ki Mijn TopTaal'ın olanakları sonsuz.'

[video width="1280" height="720" mp4="https://bunny-wp-pullzone-9dwmcznwk7.b-cdn.net/wp-content/uploads/2019/03/Mijn-Toptaal.mp4"][/video]

 

Daha fazla bilgi

← Tüm hikayeler